Com o objetivo de melhorar a eficiência da gestão dos serviços públicos executados à sociedade e ao empreendedor mineiro, o Instituto de Metrologia e Qualidade do Estado de Minas Gerais (Ipem-MG) inicia, neste mês de março, o processo de digitalização e unificação de documentos do órgão. A ação segue as diretrizes do Decreto Federal nº10.278/2020, e está alinhada com os princípios de Governança Corporativa.

Os documentos digitalizados terão os mesmos efeitos legais dos originais. Foto: Fernanda Toussaint / Ipem-MG

Após digitalizados, os documentos terão os mesmos efeitos legais dos originais impressos, para a comprovação de qualquer ato de direito público. A iniciativa também proporcionará economia para o órgão e empresas, que poderão descartar documento físicos, diminuindo os espaços que atualmente são ocupados com arquivos.

Outro benefício da digitalização dos processos será a redução da burocracia, uma vez que haverá integração com os sistemas da área de Tecnologia da Informação do Ipem-MG, o que irá reduzir a ambiguidade e inconsistência de dados, melhorando, assim, a prestação de serviços.

Conforme explicou a diretora-geral do Ipem-MG, Melissa Barcellos Martinelle, o processo de digitalização do Instituto irá assegurar a integridade, rastreabilidade, auditabilidade, e confidencialidade, quando aplicado, dos documentos digitalizados.

“O Ipem-MG segue os preceitos da Governança Corporativa, que se sustenta nos pilares da transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade corporativa. Nosso foco com a adoção desse conjunto de boas práticas é melhorar os serviços prestados pelo Instituto às empresas e cidadãos, por meio da redução expressiva nos prazos de atendimento e o efetivo controle de cada documento e processo”, destaca.

Além do mais, Melissa lembra que como há um grande número de servidores em teletrabalho, devido à pandemia de covid-19, a digitalização se faz necessária é irá agilizar os serviços prestados pelo órgão.

Documentos arquivados

Atualmente, somente o Núcleo de Processamento de Auto de Infração e Cobrança do Ipem-MG possui cerca de 2 mil contêineres de documentos arquivados. Com isso, quando o setor ou alguma empresa necessita ter acesso a algum documento de maneira urgente, em razão de ordens judiciais ou atendimento ao fiscalizado, a consulta pode demorar até 48hs, uma vez que o arquivo dos documentos, devido ao grande volume, fica armazenado fora das dependências do órgão.

 Somente o setor jurídico do Ipem-MG possui cerca de 2 mil contêineres de documentos arquivados. Foto: Fernanda Toussaint / Ipem-MG

A diretora-geral ainda ressalta que as diretrizes trazidas pela Lei de Liberdade Econômica é um marco para a desburocratização e melhor eficiência para os órgãos públicos.

A expectativa é que até o fim deste ano todos os processos físicos que se encontram arquivados já estejam digitalizados. Cabe destacar que desde a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), no Estado de Minas Gerais, por meio dos Decretos Estaduais nº 47.222 e 47.228, os novos processos já são realizados digitalmente.

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